Negli ultimi anni di pandemia i progetti per il disegno di sistemi usabili sono inevitabilmente passati da riunioni e test in presenza alla adozione di modalità perlopiù remote.

Va detto che sostanzialmente le cose hanno nell’insieme funzionato: siamo stati costretti a vari esperimenti e alla fine abbiamo imparato qualche cosa che ci potrà servire per rendere le cose, anche in condizioni di normalità, più efficaci ed efficienti di quanto non lo fossero prima.

Queste considerazioni si riferiscono ai progetti di disegno della usabilità dei sistemi con la applicazione della ergonomia declinata sia nel disegno della interfaccia vera e propria, sia nella ottimizzazione dei processi d’interazione.

Noi applichiamo oramai da anni e con un certo successo un metodo lean/agile ciclico adattato in modo specifico che comporta un certo numero di riunioni che abbiamo etichettato come “Tavoli di usabilità” dove, ciclicamente, le parti interessate (stake-holders) si riuniscono per la analisi e la raccolta dei requisiti e delle esigenze e successivamente per la verifica e la correzione dei prototipi e dei sistemi realizzati fino a giungere, con il processo ciclico tipico dell’agile, al risultato ottimo.

Improvvisamente non abbiamo più potuto accedere ai locali dei nostri clienti. In alcuni casi purtroppo i progetti si sono completamente arrestati, in altri sono andati avanti rinunciando alle attività in presenza.

Va considerato come, purtroppo, la usabilità troppo spesso non è percepita come fondamentale anche se indubbiamente fondamentale è!

Con usabilità intendiamo quanto indicato nella norma ISO 9241 “l’efficacia, l’efficienza e la soddisfazione con le quali determinati utenti raggiungono determinati obiettivi in determinati contesti.”

Spesso ha prevalso la sindrome del “siamo tutti interface designer” e il disegno della usabilità è stato demandato ai programmatori.

Qualche volta si è notata una deriva significativa verso processi di disegno e realizzazione con modello waterfall.

I pericoli

Dimenticare che la usabilità è determinante e che non nasce da sola

Questo forse è uno degli elementi più importanti, dimenticare la usabilità rischia d’inficiare in modo molto significativo la efficacia di quanto si va a realizzare. Una catena ha la resistenza dell’anello più debole, dimenticare il corretto disegno della interfaccia rende poco fruibile anche il sistema meglio realizzato.

Dimenticare  che no non siamo tutti interface designer

E’ una sindrome molto diffusa, una convinzione di molti, ma nei fatti è assolutamente sbagliata: il design della usabilità è una attività molto specifica che richiede esperienza e cultura.

Progettare interfacce non vuole dire prendere pennarelli colorati e scarabocchiare su un foglio di carta: progettare vuole dire applicare metodi e regole precisi e motivati.

Sottovalutare il pericolo del ritorno allo waterfall

Il processo waterfall, progettazione e realizzazione mediante  una sequenza lineare di fasi o passi,  non ha mai di fatto funzionato in modo efficace per nessuna forma di design, tanto meno funziona per il disegno delle interfacce e della loro usabilità.

La assenza di tavoli condotti con processo ciclico ha portato qualcuno a cedere alla tentazione di ritornare a processi sequenziali che se da un lato sono comodi, dall’altro portano praticamente sempre a risultati scadenti.

Le opportunità

L’esperienza di questo ultimo anno e mezzo mi porta a pensare che alcune delle cose che abbiamo sperimentato  possano essere buone soluzioni anche per migliorare il processo nel futuro in tempi normali e in questo tempo di transizione.

La necessità di processi ciclici che abbiano  come fasi la analisi della situazione e dei bisogni via via di una porzione dei sistemi seguiti in ogni ciclo dalla realizzazione di prototipi e sistemi che vengono via via  verificati e quando serve corretti non è certamente in discussione.

Condurre con modalità remote riunioni troppo numerose è più  difficile sopratutto se sono riunioni nelle quali ci si aspetta un contributo sostanziale e con interventi di una certa durata da parte di molte persone.

Conviene forse distinguere due tipi di riunione.

Quelle di raccolta delle esigenze e della situazione operativa dovranno essere più numerose, meno affollate e più brevi.

Quelle per la illustrazione dei prototipi e la discussione della loro efficacia ed efficienza possono essere più affollate e lunghe quanto serve per raccogliere la visione di tutti.

Le riunioni remote richiedono ordine e disciplina, qualcuno deve farsi carico della gestione efficace del traffico degli interventi.

Particolare cura dovrà essere messa  nella scrittura dei verbali che devono essere il più brevi possibile, se no nessuno trova il tempo per leggerli, bene articolati con una prima parte di sommario che faccia capire cosa c’è dentro e dove si trovano le cose interessanti.  I particolari che potrebbero non interessare tutti devono essere riportati in appendici.

I documenti devono diventare per tutti la  “fonte di verità”, tutto quello che serve è disponibile, è in linea ed è facile da ricercare.

Attenzione al pericolo di annegare le persone con email o convocazioni, le comunicazioni vanno ridotte al minimo indispensabile.

Quando sarà possibile condurre riunioni in presenza la priorità dovrebbe essere data alla osservazione del lavoro degli utenti in fase di comprensione del sistema as is sia e delle esigenze di modifica.

Un altro momento topico è la osservazione delle reazioni degli utenti ai prototipi e ai nuovi sistemi, fare questo in remoto è certo possibile, ma la efficacia in presenza cresce non poco.

Tutto questo tenderà a portare più lavoro a chi gestisce il progetto di usabilità che potrà essere però ampiamente controbilanciato dal risparmio di tempo e di risorse dovuto alla drastica riduzione dei tempi di trasferimento e dei costi legati alle trasferte.

Strumenti

Per quanto riguarda gli strumenti di teleconferenza sarà giocoforza adeguarsi alle scelte del cliente.

E’ molto importante rifuggire dall’uso minimale che spesso si fa degli strumenti, è opportuno portare i gruppi di lavoro a conoscere e a usare caratteristiche dei sistemi delle quali troppo spesso si ignora perfino la esistenza.

In aggiunta potranno essere usati strumenti di collaborazione, anche qui se c’è uno strumento usiamo quello, nel caso si proponesse una scelta l’ampia esperienza al Politecnico ci fa propendere per Miro (https://miro.com/).

Per progetti complessi un Wiki nel quale potere leggere, ampliare e commentare i documenti di progetto potrebbe essere una soluzione molto efficace!

Contatti informali

Durante le attività in presenza fisica molte idee nascono dal contatto informale tra i vari rappresentanti degli stake-holders,  nascono davanti alla macchina del caffè, pranzando insieme o in parti meno formali e organizzate delle riunioni.

In generale i contatti remoti sentono la mancanza della prossemica in altre parole del linguaggio corporeo e questo rende la comprensione meno immediata e può più facilmente provocare fraintendimenti.

“La prossemica è la disciplina semiologica che studia i gesti, il comportamento, lo spazio e le distanze all’interno di una comunicazione, sia verbale sia non verbale.” Wikipedia

Se la banda disponibile lo permette almeno chi sta parlando dovrebbe tenere la sua telecamera accesa per permettere di usare per la comprensione anche il linguaggio corporeo.

Per non perdere questo effetto è utile predisporre momenti di brain storming nei quali tutti possono fare osservazioni, esporre idee e discuterne liberamente con gli altri in quel mondo paritetico che ha fatto dell’agile una situazione particolarmente efficace.

Una banca statunitense organizza perfino happy hour informali remote proprio per spingere la socializzazione nei gruppi di lavoro.

Un altro modo per creare senso di gruppo è celebrare in modo più attento e formale i risultati positivi via via ottenuti.

Chi gestisce il progetto deve porre attenzione a evitare il senso di confinamento che può prendere chi è sempre remoto, dove utile va valutata la adozione di riunioni uno a uno specifiche e spesso molto motivanti.

Se qualcuno ha voglia di approfondire su quest’ultimo argomento  ne ho scritto qui:

https://www.linkedin.com/pulse/elogio-del-cazzeggio-roberto-dadda/